קורס ניהול מערכות משרדיות

מסלול ניהול מערכות משרדיות - בפיקוח משרד התמ"ת


מנהלת התוכנית: הגב' פנינה שקד

מטרת הלימודים
בעידן של מידע וטכנולוגיה מודרניות, המתאפיין בשינויים ותהפוכות המובילים להתייעלות והתמקצעות, כשכל ארגון הופך להיות עתיר ידע ומידע - תפקיד המזכיר/ה קיבל גוון שונה, והוא/היא למעשה" מנהל/ת משרד". בכל ארגון המשרד עובר תהליכי שינוי מהשיטה הידנית לממוחשבת. תהליכי עבודה התמחשבו והשימוש במחשב הפך לשגרה. המזכיר/ה מחויב/ת להיות רב תחומי/ת ומיומנ/ת בתחומים שבעבר לא נדרש/ה להן, והיום הינם חלק בלתי נפרד מתפקידו/ה: שימוש בתוכנות/יישומים, אינטרנט, חיבור לרשתות תקשורת שונות, הפעלת מאגרי מידע ולצידם הפעלת מיכון מודרני מתקדם: סורק, פקסימיליה, מכונת צילום ממוחשבת, מערכת טלפונים מתקדמת וכד'.
יש לזכור שתפקידי המשרד נותרו כבעבר: ניהול מידע, ניהול תקשורת, קבלת קהל ויחסי ציבור בכל ארגון התפקידים יתמלאו בתכנים בהתאם לסוג הארגון, אופי עבודתו, צרכיו הספציפיים בהתאם לסביבה בה הוא פועל.
תחומי הפעילות של מנהל/ת המשרד רבים ומגוונים, תחומי העיסוק משתנים בהתאם לסביבה הארגונית וסביבת העבודה בה עוסק/ת המזכיר/ה, אולם בכל ארגון נמצא מספר תחומים עיקריים בהם לידי ביטוי העשייה של המזכיר/ ' ובהם: ניהול רשומות הארגון - אלו המגיעים מגורמי חוץ לארגון ולהפך.
שימוש באמצעי התקשורת השונים כולל שימוש במחשב.
אחריות על הצד המנהלי והתקציבי של רכישת חומרים וציוד הדרושים למחלקה.
קבלת קהל והפנייתו לבעלי התפקידים המתאימים.
איסוף מידע רלוונטי להפיכת המשרד למאגר מידע עדכני לעובדי הארגון.
ניהול זמן הממונה - תיאומי פגישות וישיבות.
ניהול קופה קטנה וחישובים כספיים.
הניסיון מוכיח ששליטה טובה במחשב תורמת לקליטה והישרדות בשוק העבודה.
 
נושאי הלימוד:
מנהל - מושגי יסוד: ארגונים בישראל והמבנה הארגוני.
ניהול מערכות משרדיות: עבודה משרדית, תהליכי תקשורת, אמצעי תקשורת מודרניים.
תכתובת מנהלתית: ניסוח מכתבים מסוגים שונים.
מיומנויות מחשב: יישומי מחשב כגון: עיבוד תמלילים, גיליון אלקטרוני, מבוא לאינטרנט
יסודות בחשבונאות: מבוא להנהלת חשבונות בארגון.
אנגלית עסקית: תרגול והיכרות עם מושגי יסוד באנגלית לשימוש בעבודה המשרדית.
סדנאות לשיפור מיומנויות עבודת המזכירה:
סדנה ליחסי ציבור וקבלת קהל.
סדנת טיפול בלקוחות ואיכות השירות.
סדנת ניהול זמן.
סדנת ניהול תקשורת במשרד ותקשורת בינאישית.
התמודדות עם מצבי לחץ ושחיקה.
 
תנאי קבלה
12  שנות לימוד.
ראיון קבלה.
בחינת מיון.
 
מבנה הקורס
274 שעות אקדמיות , בין פעם לפעמיים בשבוע אחה"צ, בכפוף לתוכנית הלימודים.
 
תעודה
תעודת גמר ניהול מערכות משרדיות - משרד התעשייה המסחר והתעסוקה (תמ"ת).
תעודת מקצוע - מזכירות סוג 1 משרד התעשייה המסחר והתעסוקה(תמ"ת).